会社で従業員個々人に業務用のメールアドレスを保有させて社内及び社外取引先との連絡に使用するのは最近当たり前となってきました。
メールはデータの送受信も可能であり,大変便利である一方,私的メールの横行など会社としては悩ましい問題も発生しています。
そのため,会社が従業員個人のメールを閲覧・監視するケースもありますが,この監視・閲覧行為が違法になるケースがあるのでしょうか?
社員間の私的メールの送受信の閲覧・監視行為について,裁判所(東京地判H13.12.3)は,社員に一定のプライバシー権を留保しつつ,社内メールは一定の範囲でサーバーや端末に残り,社内のシステム管理者が存在して,ネットワーク全体を適宜監視して保守点検しているという電話とは異なるメールシステムの特性を指摘し,電話の場合と全く同程度のプライバシー保護を期待することはできないとした上,社内メールの場合は,「監視の目的,手段及びその態様等を総合考慮し,監視される側に生じた不利益を比較衡量の上,社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り,プライバシー権の侵害となる」と違法になる場合を限定しています。
その具体例としては,職務上従業員の電子メールの私的使用を監視するような責任にない者が行った場合,同立場にある者でも好奇心からなど不当な目的があった場合,又は監視の事実を秘匿して個人の恣意に基づいて監視した場合などが挙げられています。
また,社内で誹謗中傷メールの送信者特定のための調査行為のために会社が所有管理するファイルサーバー上のデータ調査を行った行為について,裁判所(東京地判H14.2.26)は,個人の私物を保管させるロッカー等のスペースとは異なり,業務関連情報が保存されているものであり,ファイル内を含めた調査は,その目的,手段,合理性,必要性等を考慮し,社会的に許容しうる限度を超えて違法にならない旨判示している。
上記二つの裁判例のとおり,会社は正当な理由や必要性がある場合は,閲覧・監視行為が可能です。
もっとも,従業員との無用なトラブル防止のために,私的メール等の横行が明らかで,職場秩序が乱れている場合などは,従業員に対してあらかじめ定期的に監視する旨警告するなどの配慮をしてはいかがでしょうか。